Små virksomheder med medarbejdere, der arbejder på offsite-steder, kan bruge de nyeste tidsporings- og planlægningsteknologier til bedre at styre deres mobile arbejdsstyrke. Disse seneste virtuelle tidsklokkeinnovationer bruger global positionering satellit (GPS) og geofencing teknologi gennem smartphone applikationer.
Et mobilt GPS-ur
Bob Drainville er præsident på Timesheet Mobile. Hans virksomheds ansøgning skaber en virtuel omkreds omkring en fysisk placering ved hjælp af GPS-teknologi for medarbejdere, der arbejder inden for feltet. Teknologien hjælper arbejdsgivere med at holde en nøjagtig bogføring af fjerntimer, der er reserveret ved at minde offsite-arbejdere, når de skal klokke ind og ud på deres telefoner.
Drainville siger, at disse værktøjer fungerer bedst inden for bestemte brancher og bestemte størrelser.
"Disse små virksomhedsejere har normalt mellem 15 og 25 medarbejdere," sagde han. "De er normalt ejer / operatører i handlerne."
Købmandskab
Drainville fortsætter med at sige, at disse forretningsfolk er generelt meget dygtige på deres område, men måske mangler nogle generelle forretningshemmeligheder. De omfatter generelt små virksomhedsejere i handler og byggeri, men andre som sikkerheds- og rengøringsvirksomheder såvel som i sundhedspleje kan også finde fordele. Denne innovation er især nyttig for mindre virksomheder, hvor folk arbejder på forskellige steder i et par timer ad gangen. Det hjælper med at indfange arbejdstimer for hvert websted, så de faktiske timer kan sammenlignes med estimater.
"Det er generelt øjenåbning til disse folk," siger han. "De får validering, at enhver medarbejder er på et websted via et GPS-stempel."
Opfordret til at logge ind
Arbejderne spores ikke løbende. De bliver bedt om at logge ind før og efter at de har forladt webstedet. Men hvis de ikke vises på et planlagt sted, sender denne type ansøgning en advarsel til virksomhedsejeren.
En anden tids- og omkostningsbesparende funktion er evnen til at importere de automatiske tidsskemaer, der er oprettet til tredjepartsløsninger som QuickBooks og FreshBooks. Dette giver mulighed for en problemfri integration mellem arbejderen i marken og en permanent post.
Time Theft
Det er klart, at der er et behov for dette værktøj. Drainville citerer to undersøgelser, der peger på tyveri som et stort problem for små virksomheder.
"Et par år tilbage fandt en Harris interaktiv undersøgelse, at 33 procent af medarbejderne indrømmede at snyde på deres skift. En anden undersøgelse fra The American Payroll Association finder, at 7 procent af de årlige bruttolønninger går tabt for tyveri. "
Udfordringer
Denne form for automatiseret timekeeping har nogle udfordringer. Ansattes compliance er øverst på listen. Mange arbejdstagere, der slår et ur for 40 timer om ugen, kan modstå at bruge en app, der fanger deres placeringer og tidsstempler dem.
Drainville foreslår, at virksomhedsejere kommer over enhver initial mistillid ved at fokusere på omkostningsbesparelser.
"Vi fortæller vores kunder, at ved at automatisere timers samling, kan de nøjagtigt spore omkostningerne på job og være mere rentable." Han siger også, at medarbejdere, der nægter at bruge systemet, ofte er de, der snyder.
"Det problem tager sig af sig selv," siger Drainville. "De går generelt alene eller bliver afskediget."
Andre teknologier som Geofence Punch Prompt nudge arbejdstagere, der glemmer, at de skal slå elektronisk, når de når et jobsite. Dette elektroniske hegn, der følger med Timesheet Mobile, minder arbejdstagere, der glemmer at aktivere systemet.
"Ligeledes når de forlader et websted, minder det dem om at slå ud," siger Drainville. "Hvis de glemmer at gøre det, efterlader det en notat på tidskemaerne, så lederen kan se den tid de ankommer, da de forlod og omdanne det til en slag."
Det er også en god ide at lade medarbejderne vide, at de ikke løbende spores gennem GPS.
Virksomheder der kunne passere
Denne teknologi er en god måde for små virksomheder med offsite arbejdere at holde omkostningerne nede og tidstyveri til et minimum. Der er dog nogle få virksomheder, der måske ikke får det øverste investeringsafkast fra en investering på denne teknologi.
For eksempel, hvis en stor del af din arbejdsstyrke arbejder under ét tag og ikke vågner meget, kan denne type investering måske ikke være din værd. Arbejdspladser har ofte tidsklokke lige inde i bygningen. Disse virksomheder kan have web-baserede metoder til at slå ind og ud i stedet.
GPS Tracking Photo via Shutterstock
