Engagerende medarbejdere gør det muligt for din virksomhed at fungere og vokse. Men det gør arbejdsgiver ansvar på dine skuldre. At løbe afoul af disse ansvarsområder kan udløse straffe, og hvis du ikke udnytter mulighederne, kan du koste skatter, der begge kan skade din bundlinje. Her er 10 lønsedler fejl at undgå.
Lønningsfejl at undgå
Giver komp tid
Når dine ikke-fritagne medarbejdere (generelt timepersonale) arbejder mere end 40 timer i en arbejdsuge, skylder du dem halvanden time. Du kan ikke ophæve denne forpligtelse ved at give dem kompet tid (så de kan aftage de overarbejdede arbejdstimer). Gør det i strid med den føderale lov om fair labor standards (FLSA).
At klassificere arbejdere forkert
Hvis arbejdstagere er dine medarbejdere, skylder du lønnet skatter på deres løn og skattepligtige fordele. Du kan ikke undgå disse skatter ved at mærke arbejdstagere som uafhængige entreprenører, hvis de virkelig er medarbejdere. At gøre det kan resultere i alvorlige skatte straffe samt sanktioner fra andre føderale og statslige agenturer. Kontroller IRS vejledning om klassificering af medarbejdere.
Forsinkelse Seneste betalingscheck
Når du opsiger en arbejdstager, eller han eller hun afslutter, skylder du en endelig betaling. Mens føderal lov ikke kræver, at du betaler arbejdstagerne straks, kan statslovgivningen. Gennemgå reglerne i din tilstand. Overtrædelse af disse regler kan resultere i sanktioner eller endog retssager.
Refusion af rejser og underholdning under en ikke-ansvarlig plan
Hvis du refunderer medarbejdere til omkostningerne ved at rejse eller underholde på virksomhedens forretning, kan du blive påført unødvendige arbejdsskatter, hvis du ikke ordner godtgørelsen korrekt. Hvis de blot spørger om refusion, og du betaler det, er refusionen skattepligtig over for dem og underlagt lønningsafgifter. Hvis du dog vedtager en "ansvarlig plan", er refusionen ikke skattepligtig over for dem, og du skylder ikke lønningsafgifter; du fratrækker T & E udgifter. For at være en ansvarlig plan skal du følge IRS retningslinjer.
Betaling af kreditorer før regeringen
Hvis du oplever en cash crunch, skal du sørge for at sætte IRS øverst på din liste. Hvis du vælger at betale udlejeren eller andre kreditorer i stedet for først at betale lønningsafgifter, kan du blive personligt ansvarlig for alle disse udestående skatter, selvom din virksomhed er indbygget eller et aktieselskab. Gør lønordningsskatter en prioritet, så du ikke udløser en trustfondsinddrivelsesbøde.
Afgivelse af lønforpligtelser
Mens nogle små virksomheder betaler lønningslister internt, vælger andre at lade udenforstående - revisorer, bogholdere, lønningsselskaber og faglige arbejdsgiverorganisationer (PEO'er) håndtere arbejdet med at finde tilbageholdenhed, indbetale skatter og arkivere lønningsafkast. Normalt fungerer dette godt, men der er nogle dårlige lønmodtagere, der ikke opfylder deres forpligtelser, og du kommer i problemer. Hvorfor? Fordi som arbejdsgiver du er ansvarlig for alle disse lønningsforpligtelser. Det er op til dig at overvåge deres aktiviteter på dine vegne. IRS har en liste over certificerede PEO'er, som er virksomheder, der opfylder IRS-sæt standarder. Noteringen opdateres med jævne mellemrum.
Ignorerer arbejdsløshedskrav
Når en arbejdstager forlader virksomheden, kan han eller hun ansøge om ledighedskompensation. Hvis afrejsen er frivillig, eller hvis arbejdstagerne blev opsagt for alvorlig forseelse (fx seksuel chikane af en kollega, der er beruset på jobbet, stjæler fra virksomheden), har han eller hun ikke krav på arbejdsløshedsunderstøttelse. Hvis du undlader at udfordre fejlagtige påstande, kan du unødigt betale højere statslig ledighedsskat. Tjek med din stat om, hvordan man udfordrer en arbejdstagers fejlagtige krav til fordele.
At være en dårlig Record Keeper
Loven kræver, at du opretholder lønsedler og gør dem tilgængelige for IRS under visse omstændigheder. Normalt skal du holde journaler i mindst fire år. Disse optegnelser omfatter tidsskrifter eller andre optegnelser over arbejdstimer, udgiftsregnskaber, kopier af W-2'er og I-9'er, ulykkesrapporter og andre relevante lønoplysninger.
Undlader at have nye medarbejdere Komplet formular 8850
Du kan ikke fortælle ved at kigge på en ny medarbejder, om han eller hun er fra en målrettet gruppe, der giver dig ret til at gøre krav på arbejdsmuligheden. Har hver ny medarbejder fuldført Form 8850, en IRS-formular. Det bruges til at forskærme arbejdstagere med henblik på krediten. Formularen skal indsendes til din statssikkerhedsagentur (SESA) senest den 28te kalenderdag efter den dato, hvor medlemmet af en målrettet gruppe begynder at arbejde for dig. Hvis du ikke gør det, kan du ikke tage arbejdsmuligheden kredit, selvom du ellers ville have ret til det.
Manglende beskæftigelses plakater
Du er forpligtet til at vise plakater for visse lovgivninger om føderal og statslig beskæftigelse. Hvis du undlader at gøre det, kan du blive straffet. Beløbet afhænger af den type plakat, der skal vises. Find de føderale plakater, du har brug for fra DOLs plakatrådgiver. Din statlige arbejdsafdeling kan fortælle dig, hvilke statlige affaldskort der skal bruges. Betal ikke et eksternt firma for dem. Download krævede plakater fra regeringswebsteder.
Lønningserklæring Foto via Shutterstock
1
